Din guide til remote onboarding

Remote onboarding er essentielt for moderne teams. Men når så meget afhænger af din approach til onboarding processen - fra at opbygge tillid, til at have det rigtige værktøj, og alt indimellem - hvordan rammer du så plet?

Der er meget snak om at engagere og organisere remote teams (teams, der ikke sidder på den samme fysiske lokation). Og hey, det har vi også skrevet noget om! Men i takt med at vores fokus og diskussion har skiftet mere hen imod, hvordan man leder remote teams, er remote onboarding desværre ofte overset.

Onboarding er altafgørende for medarbejder livscyklussen. Onboarding fasen strækker sig meget længere end de fleste ville gå ud fra - alt fra de første 3 til 12 måneder af en medarbejders ansættelse.

Succesful onboarding resulterer i meget mere end en god indkøring i virksomheden.

Faktisk kan en fremragende onboarding-oplevelse forbedre medarbejder fastholdelsesraten med 82% og give et stort boost til produktiviteten.

Så, lever nutidens virksomheder op til målet om at give nye medarbejdere en fantastisk remote onboarding oplevelse? Det ser desværre ikke sådan ud. Ifølge Gallup er det kun omkring 12% af medarbejdere der har en rigtig god oplevelse af onboarding processen. Og andelen kan være endnu mindre når det kommer til remote onboarding, fordi det byder på sine helt egne udfordringer.

Remote onboarding er nemlig en ny virkelighed for virksomheder, som de fleste af os har improviseret os igennem, uden  tid eller ressourcer nok til at klare opgaven godt.

Hvad skaber succesfuld onboarding - remote og fysisk?

Det kan måske komme som en overraskelse, men 'onboarding' processen begynder faktisk det øjeblik dit jobopslag er lagt op. Det er nemlig din første mulighed for at sætte tonen og give potentielle kandidater alt den information, de skal bruge.

Så før vi dykker ned i udfordringerne ved at onboarde remote - og hvordan du kan overkomme dem - så lad os gøre os selv bekendte med de vigtigste stadier af start-til-slut onboarding.

Pre-boarding (jobtilbud og accept)

Det første stadie af onboarding er at sende et jobtilbud ud og få det accepteret. Dit mål her er at få din nye medarbejder til at føle sig velkommen og værdifuld - det skader ikke at skabe lidt begejstring omkring det arbejde i skal udføre sammen!

En personlig velkomst e-mail er en nødvendighed, men et separat dokument der outliner rollen og programmet for de næste par uger, eller måneder, er også en god tilføjelse.

Husk at din medarbejder ikke helt er begyndt at arbejde for dig endnu, så vær opmærksom på at du ikke beder dem om at bruge for lang tid på at læse dokumenter og holde sig opdateret. På den anden side skal du heller ikke ghoste dem i flere uger! Der er en balance der skal findes imellem at holde entusiasmen oppe og bede dem om for meget.

Uge 1

De første par dage på et nyt job kan føles akavet og lettere ubehagelige. Der kan være en masse åbning og lukning af dokumenter og forsøg på at se travl ud. På den anden ende af skalaen kan den nye medarbejder føle sig fuldkommen overvældet af møder og events, og blive så mættet at de ikke får det store udbytte.

Skær det ned til det basale, og sørg for at du: Introducerer dem til deres kerne-team, giver dem al den IT og andre værktøjer de har brug for, og sætter dem sammen med en mentor eller "buddy" (uanset deres anciennitet).

Dedikeret træning er også nødvendig for mange nye ansatte - om det så er for at udvikle nye færdigheder, komme godt ind i deres rolle, eller for at lære hvordan din virksomhed tilgår visse opgaver. Du bør planlægge denne træning med det samme og forklare din nye medarbejder, hvad der skal ske. På den måde fordyber de sig og begynder hurtigere at komme med værdifulde bidrag - til fordel for din virksomhed.

De første tre måneder (og derefter)

Som vi har nævn før 'afslutter' nogle virksomheder onboarding processen efter tre måneder, mens andre dedikerer et helt år. Den formelle længde på onboarding processen er faktisk ikke det der er vigtigt. Det vigtigste er, at du bliver ved med at understøtte dine nye medarbejderes arbejde - længe efter deres første uge.

Sørg for at du checker ind med dine nyere medarbejdere - og fokuser især på rettidig, brugbar feedback. Forsøg at finde ud af hvor godt jobbet passer til din medarbejders forventninger - er der noget, du kan gøre for at skabe et bedre fit eller investere i at rette deres udvikling den vej?

Det er nemlig et vigtigt spørgsmål at stille, når du fortsætter med at støtte en medarbejder igennem hele deres karrierer hos dig.

Udfordringerne ved remote onboarding

Hvis dine alarmklokker går i gang når du læser ´remote onboarding´er du ikke den eneste. Det er nemlig en udfordrede proces på en række parametre.

Mangel på personlig kontakt er den mest umiddelbare udfordring ved at hyre og onboarde medarbejdere uden at mødes fysisk. Og denne mangel på kontakt kan være forstyrrende selv før pre-onboarding processen (job opslag, interview og jobtilbud) begynder - især hvis din virksomhed ikke har fysiske kontorer.

For mens pre-onboarding umiddelbart lyder til at være en remote proces i sig selv (din medarbejder er jo ikke begyndt at arbejde for dig endnu), så er det det faktisk ikke helt. Tænk tilbage på et nyt job du er startet på, og så vil du nok huske at følelsen, looket og lokationen af kontoret har fyldt meget før du startede. Du har højst sandsynligt mødt nogle fra dit nye team i løbet af jobinterviews; du har måske endda udset dig et par steder du kunne tænke dig at spise frokost.

Disse detaljer hjælper dig med at visualisere dig selv i virksomheden og skaber en følelsesmæssig forbindelse og spænding omkring at skulle starte. Dette er væsentligt sværere at skabe, når vi onboarder en medarbejder til en remote rolle - uanset om det er fast eller midlertidig remote.

Udfordringerne ved remote onboarding bliver mere udtalte, når din nye medarbejder starter deres første arbejdsdag. I en ´normal´ kontorsetting nærer nye medarbejdere sig på energien fra deres nye kontor og ønsket om at forme gode relationer med kollegaer - selv når de skal tage sig af tunge introduktionsdokumenter! Men forestil dig at have disse samme introducerende opgaver når det bare er dig på din sofa... Det er ikke så tiltrækkende, vel?

Det kan også være svært for nye medarbejdere at spørge om hjælp hvis de ikke har mødt deres kollegaer ansigt-til-ansigt endnu. At søge hjælp kan give en sårbar følelse, især når du ikke helt ved, hvem du skal gå til. Når vi er på det fysiske kontor, kan vi bedømme, hvem vi føler os komfortable med, og dermed træffe et informeret valg omkring hvem vi søger hjælp hos.

For at remote onboarding kan være en succes, er vi nødt til at genskabe så meget af den 'være-der-fysisk' følelse, som vi kan. Men når kontakten er digital, er der faktisk en mulighed for at gøre onboarding endnu bedre end hvis den foregik på et fysisk kontor.

Her er 5 måder du kan gøre dette på...

5 måder du kan overgå forventningerne med remote onboarding

Det sidste halvandet år har lært os at intet remote er nemt.

Men på samme måde som det at arbejde hjemme har inspireret os til at gentænke vores tilgang til at støtte og lede et team, har det tvunget os til at omlægge onboarding processen til alles fordel.

Her er fem måder du kan gøre det på:

Få styr på din virksomhed > medarbejder IT supply chain

Dine remote medarbejdere vil højst sandsynligt få brug for en række hardware og software for at kunne udføre deres arbejde godt. Typisk bliver nye medarbejderes første arbejdsdage brugt på at logge ind på diverse systemer, lave e-mail signaturer osv. Men nu har vi chancen for at få disse opgaver klaret tidligt, og spare tid for alle parter.

Sørg for at få leveret bærbare computere, telefoner, og andre hardware før din nye medarbejders første arbejdsdag. Med disse værktøjer i hånden kan dine remote medarbejdere starte deres onboarding proces, når og som de vil. De får også noget af den essentielle spænding - hvem elsker ikke at modtage nye gadgets med posten?

Omfavn digital fordybelse

Ingen vinder ved at din nye medarbejder bruger deres første uge på at trille tommelfingre. Der er heller ikke noget motiverende ved at finde en stor stak papirarbejde ventende på dit skrivebord.

Så hvorfor ikke udnytte fordelene ved digital kommunikation, og give din nye medarbejder visuelt flotte informationspakker, "mød dit team" videoer, eller endda quiz og online udfordringer? Dette kræver måske noget tid og ressourcer at skabe, men det er en god mulighed for at genskabe din onboarding proces med det digitale for øje.

Book velkomstmøder - men ikke for mange

Det kræver mere struktur og planlægning at lære dit nye team at kende, når du arbejder remote. Der er ikke noget delekøkken hvor du kan løbe ind i en kollega der henter kaffe, og fredags øl bliver ikke aftalt spontant. Derfor er det essentielt, at du arrangerer videoopkald, så alle på dit team har en chance for at sætte ansigt på navne.

Selvom disse møder har en uundværlig funktion, er det også vigtigt, at du ikke overvælder din nye medarbejder med for mange Teams møder på én gang. Teams møder kan være udmattende for alle - og i endnu højere grad for en nyansat som gerne vil imponere. Et eller to møder om dagen skulle gerne være grænsen, og sørg for at der er masser af tid imellem.

Husk at spørge dig selv: Hvorfor har vi det her møde? Det er en god huskeregel for ethvert remote team! Forbered dine mødedeltagere ved at sende dem en agenda og nogle talepunkter - selv hvis agendaen blot er at "lære hinanden at kende". Det er også en god ide at prøve at undgå overvældende teamopkald hvor alle deltager. Ofte er 1-til-1 møder mere komfortable og skaber bedre rammer for at lære hinanden at kende.

Invester i digital dokumentation

I 2020 oplevede vi, hvordan de eksisterende arbejdsnormer blev smidt ud af vinduet. Så ligesom for alle andre virksomheder, har dine procedurer og arbejdsgange nok ændret sig. Hvor godt dokumenteret er disse nye arbejdsprocedurer egentligt? Og hvor nemt kan de cirkuleres rundt i organisationen?

GitLab var en pioner indenfor remote arbejde, længe før pandemien tvang resten af os til at arbejde remote - så de er bestemt en virksomhed, vi kan lære af. Dokumentation er en nøglespiller i deres succesfulde onboarding strategi; med velskrevne digitale guides som nye medarbejdere kan bruge når, og som, de har behov for det.

GitLab har også samlet en række Slack kanaler (software til team kommunikation), hvor deres nye medarbejder kan søge hjælp: #it_hjælp og #spørgsmål er eksempler på kanaler, hvor team medlemmer kan søge hjælp, hvis de går i stå. Dette er en nem, men enormt effektiv, måde at forbinde nye medarbejdere, med de folk som kan hjælpe dem - uanset hvor meget afstand der er mellem dem!

Check regelmæssigt ind I de følgende uger

Onboarding er ikke en proces, der afsluttes efter den første uge, uanset om det foregår på kontoret eller online. Regelmæssig feedback og check-ins er afgørende for en medarbejders langsigtede succes og engagement - du må ikke glemme dem! 

Udvælg nogle personer i dine teams som skal stå for at overvære og være mentor for nye medarbejdere igennem deres første måneder på jobbet. Det er ikke alle medarbejdere som har det svært, der vil række ud efter hjælp. Derfor er det en god ide at være proaktiv og sørge for, at alle får den hjælp, de skal bruge.

Onboarding og udvikling er nemt med Duuoo

Duuoo's udvalg af teams og 1-til-1 kommunikationsværktøjer hjælper dig med at skabe simpel, effektiv onboarding for både remote og fysiske teams.

Understøttet af en række integrationer er Duuoo møder designet til at booste performance og hjælpe medarbejdere der sidder sammen... eller på den anden side af verden. Det er en nem og effektiv måde at støtte og udvikle dit team - og du kan komme igang i dag.

YOU MAY ALSO LIKE...

Your guide to remote onboarding

Your guide to remote onboarding

Remote onboarding is essential for modern teams. But with so much riding on your remote onboarding approach — from establishing trust, to proper tooling, and everything in-between — how do you get it right?

August 6, 2021
Article
Din guide til remote onboarding

Din guide til remote onboarding

Remote onboarding er essentielt for moderne teams. Men når så meget afhænger af din approach til onboarding processen - fra at opbygge tillid, til at have det rigtige værktøj, og alt indimellem - hvordan rammer du så plet?

August 6, 2021
Article
Next-generation tools for strategic HR managers

Next-generation tools for strategic HR managers

As HR leaders shift their focus from short-term operations to strategic planning, so too will their tools need to change. What’s required today is a set of frameworks and platforms that tie talent management to business objectives — and help strategic HR managers to design and deliver their game plan.

July 5, 2021
Article